この規程は、基本的人権を擁護するうえで個人情報の保護が重要であることにかんがみ、公益財団法人 京都市ユースサービス協会(以下「協会」という。)における個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めるとともに、個人情報の開示、訂正、利用の停止、消去及び提供の停止の請求の手続を明らかにすることにより、個人の権利利益の保護及び協会の事業の公正かつ適正な運営に資することを目的とする。
この規程において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
協会は、この規程の目的を達成するため、個人情報の保護に関し必要な措置を講じなければならない。
2 協会の役職員又は役職員であった者は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
個人情報を収集しようとするときは、個人情報の利用の目的(以下「利用目的」という。)を明確にし、当該目的を達成するために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により収集しなければならない。
2 個人情報を収集するときは、本人から収集しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
3 思想、信条及び宗教に関する個人情報、人種、民族その他社会的差別の原因となるおそれがあると認められる社会的身分に関する個人情報並びに病歴、遺伝子に関する情報その他身体的特質に関する個人情報で個人の権利利益を侵害するおそれがあると認められるものは、収集してはならない。
ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
本人から直接文書、図画及び電磁的記録に記録された当該本人の個人情報を収集するときは、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
個人情報取扱事務に関し、次に掲げる事項を記載した目録(以下「個人情報取扱事務目録」という。)を作成し、公表するものとする。
2 個人情報取扱事務を開始しようとするときは、あらかじめ、個人情報取扱事務目録に登載するものとする。
3 第1項に記載した事項を変更し、又は個人情報取扱事務を廃止したときは、遅滞なく、個人情報取扱事務目録に記載した事項を変更し、又は廃止した旨を記載するものとする。
あらかじめ本人の同意を得ないで、利用目的を超えて、個人情報を協会内で利用し、又は協会以外のものに提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
2 前項ただし書の規定により個人情報を利用し、又は提供するときは、個人の権利利益を不当に侵害することのないようにしなければならない。
協会以外のものに個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、提供を受けるものに対し、個人情報の使用目的若しくは使用方法の制限その他必要な制限を付し、又は個人情報の適切な取扱いについて必要な措置を講じることを求めなければならない。
第4条第3項に規定する個人情報及び犯罪に関する個人情報は、電子計算機処理をしてはならない。ただし、公益上特に必要があると認めるときは、この限りでない。
協会以外のものとの間において、個人情報を提供し、又は個人情報の提供を受けるため、通信回線その他の方法により電子計算機を結合してはならない。ただし、公益上必要があり、かつ、個人情報の保護に関し必要な措置が講じられていると認めるときは、この限りでない。
利用目的を達成するために必要な範囲内で、個人情報を正確かつ最新の状態に保つよう努めなければならない。
2 個人情報の漏えい、改ざん、滅失及びき損の防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じるとともに、個人情報を適正に管理させるため、個人情報管理責任者を置く。
3 保有する必要がなくなった個人情報は、確実に、かつ、速やかに廃棄し、又は消去しなければならない。ただし、歴史的資料として保存する必要があるものについては、この限りでない。
従業者に個人情報を取り扱わせるに当たっては、当該個人情報の安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
個人情報取扱事務を委託しようとするときは、当該個人情報を保護するために必要な措置を講じなければならない。
何人も、協会に対し、文書等に記録された自己の個人情報の開示を請求することができる。
2 未成年者又は成年被後見人の法定代理人若しくは前項の規定による開示の請求(以下「開示請求」という。)を本人が委任した代理人(以下「法定代理人等」という。)は、本人に代わって開示請求をすることができる。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
開示請求をしようとする者は、次に掲げる事項を記載した請求書(以下「開示請求書」という。)を協会に提出しなければならない。
2 開示請求をしようとする者は、開示請求書を提出する際、協会に対し、自己が当該開示請求に係る個人情報の本人又はその法定代理人等であることを証明するために必要な書類で理事長が定めるものを提出し、又は提示しなければならない。
3 開示請求書に形式上の不備があると認めるときは、開示請求をした者(以下「開示請求者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、開示請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めるものとする。
開示請求があったときは、開示請求に係る個人情報が記録されている文書等に次の各号のいずれかに該当する情報(以下「非開示情報」という。)が含まれている場合を除き、開示請求者に対し、当該個人情報を開示するものとする。
開示請求に係る個人情報が記録されている文書等に非開示情報が含まれている場合において、非開示情報に該当する部分を容易に区分して除くことができるときは、開示請求者に対し、当該部分を除いた部分につき開示するものとする。
開示請求に対し、当該開示請求に係る個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、非開示情報を開示することとなるときは、当該個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示請求を拒否することができる。
開示請求に係る個人情報の全部又は一部を開示するときは、その旨の決定(以下「開示決定」という。)をし、開示請求者に対し、その旨及び開示の実施に関し別に定める事項を書面により通知するものとする。
2 開示請求に係る個人情報の全部を開示しないとき(前条の規定により開示請求を拒否するとき及び開示請求に係る個人情報を保有していないときを含む。以下同じ。)は、開示をしない旨の決定(以下「非開示決定」という。)をし、開示請求者に対し、その旨を書面により通知するものとする。
3 第1項の規定による個人情報の一部を開示する旨の決定又は非開示決定をした旨の通知をするときは、当該通知にその理由を付記するものとする。
開示決定及び非開示決定(以下「開示決定等」という。)は、開示請求があった日の翌日から起算して14日以内に行うものとする。ただし、第15条第3項の規定により補正を求めたときは、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 事務処理上の困難その他正当な理由により前項の期間内に開示決定等をすることができないときは、当該期間をその満了する日の翌日から起算して30日を限度として延長することができる。この場合において、速やかに、開示請求者に対し、その旨並びに延長する理由及び期間を書面により通知するものとする。
開示請求に係る文書等が著しく大量であるため、開示請求があった日の翌日から起算して44日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがあるときは、前条の規定にかかわらず、開示請求に係る個人情報のうちの相当の部分につき当該期間内に開示決定等をし、残りの個人情報については相当の期間内に開示決定等をすることができる。この場合において、速やかに、開示請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。
開示決定等をする場合において、開示請求に係る個人情報に協会及び開示請求者以外のもの(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されているときは、あらかじめ当該情報に係る第三者の意見を聴くことができる。
第19条第1項の規定により開示決定をしたときは、遅滞なく、開示請求者に対し、当該決定に係る個人情報の開示をするものとする。
2 個人情報の開示は、次に掲げる個人情報の区分に応じ、当該各号に定める方法により行うものとする。ただし、開示請求に係る個人情報が文書等に記録されていないときは、書面によりその旨を通知するものとする。
3 前項本文に規定する方法により個人情報の開示をする場合において、当該文書等を閲覧に供することにより当該文書等の保存に支障が生じると認めるとき、その他必要があると認めるときは、当該文書等の閲覧に代えて、その写しを閲覧に供することができる。
4 第15条第2項の規定は、前2項の規定により個人情報の開示を受ける者について準用する。
文書等に記録されている自己の個人情報の内容に事実についての誤りがあると認める者は、協会に対し、その訂正(追加又は削除を含む。以下同じ。)を請求することができる。
2 第14条第2項の規定は、前項の規定による訂正の請求(以下「訂正請求」という。)について準用する。
訂正請求をしようとする者は、次に掲げる事項を記載した請求書(以下「訂正請求書」という。)を協会に提出しなければならない。
2 訂正請求書には、請求する訂正の内容が事実に合致することを証する資料を添付しなければならない。
3 第15条第2項の規定は、訂正請求について準用する。
4 訂正請求書に形式上の不備があると認めるときは、訂正請求をした者(以下「訂正請求者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
訂正請求があった場合において、当該訂正請求に理由があると認めるときは、当該訂正請求に係る個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で、当該個人情報の訂正をしなければならない。
訂正請求があったときは、必要な調査をしたうえ、当該請求があった日の翌日から起算して30日以内に、当該請求に係る個人情報の訂正をする旨又はしない旨の決定(以下「訂正決定等」という。)をするものとする。ただし、第25条第4項の規定により補正を求めたときは、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 前項の規定により個人情報の訂正をする旨の決定(以下「訂正決定」という。)をしたときは、当該訂正請求に係る個人情報を訂正したうえ、その旨を書面により訂正請求者に通知するものとする。
3 第1項の規定により個人情報の全部又は一部の訂正をしない旨の決定をしたときは、その旨及びその理由を書面により訂正請求者に通知するものとする。
4 第20条第2項の規定は、訂正決定等について準用する。
訂正決定等に特に長期間を要すると認めるときは、前条第1項及び同条第4項において準用する第20条第2項の規定にかかわらず、相当の期間内に訂正決定等をすることができる。この場合において、速やかに、訂正請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。
訂正決定に基づく個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認めるときは、当該個人情報の提供先に対し、遅滞なく、その旨を書面により通知するものとする。
文書等に記録されている自己の個人情報が次の各号のいずれかに該当すると認める者は、協会に対し、当該各号に掲げる措置を請求することができる。
2 第14条第2項の規定は、前項各号に掲げる措置(以下「利用停止」という。)の請求について準用する。
利用停止の請求(以下「利用停止請求」という。)をしようとする者は、次に掲げる事項を記載した請求書(以下「利用停止請求書」という。)を協会に提出しなければならない。
2 第15条第2項の規定は、利用停止請求について準用する。
3 利用停止請求書に形式上の不備があると認めるときは、利用停止請求をした者(以下「利用停止請求者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
利用停止請求があった場合において、当該利用停止請求に理由があると認めるときは、協会における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該利用停止請求に係る個人情報の利用停止をしなければならない。ただし、当該個人情報の利用停止に多額の費用を要する場合その他の利用停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
利用停止請求があったときは、必要な調査をしたうえ、当該請求があった日の翌日から起算して30日以内に、当該請求に係る個人情報の利用停止をする旨又はしない旨の決定(以下「利用停止決定等」という。)をするものとする。ただし、第31条第3項の規定により補正を求めたときは、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 前項の規定により個人情報の全部の利用停止をする旨の決定をしたときは、利用停止請求者に対し、その旨を書面により通知するものとする。
3 第1項の規定により個人情報の全部又は一部の利用停止をしない旨の決定をしたときは、利用停止請求者に対し、その旨及びその理由を書面により通知するものとする。
4 第1項の規定により個人情報の全部の利用停止をし、又は個人情報の一部の利用停止をしない旨の決定をしたときは、個人情報の全部又は一部の利用停止をするものとする。
5 前項の規定により利用停止をしたときは、利用停止請求者に対し、その旨を書面により通知するものとする。
6 第20条第2項の規定は、利用停止決定等について準用する。
利用停止決定等に特に長期間を要すると認めるときは、前条第1項及び同条第6項において準用する第20条第2項の規定にかかわらず、相当の期間内に利用停止決定等をすることができる。この場合において、速やかに、利用停止請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知するものとする。
開示、訂正又は利用停止の請求を行った者は、当該請求に係る決定に不服があるときは、当該請求に係る決定があったことを知った日の翌日から起算して60日以内に、協会に対し、不服の申出(以下「不服申出」という。)をすることができる。
2 不服申出をしようとする者は、次に掲げる事項を記載した申出書を協会に提出しなければならない。
3 不服申出があった場合は、協会は、当該不服申出に係る開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等について、速やかに、再度の検討を行い、その結果を書面により通知しなければならない。
協会が行う個人情報の取扱いに関して苦情の申出があったときは、 迅速かつ適切にこれを処理するよう努めるものとする。
2 前項の目的を達成するために必要な体制の整備に努めるものとする。
この規程による請求に係る手数料は、徴収しないものとする。
2 第23条第2項の規定により個人情報が記録されている文書等の写し(電磁的記録については、これに準じるものとして別に定める方法を含む。)の交付を受ける者は、当該写しの作成及び送付(電磁的記録については、これらに準じるものとして別に定めるものを含む。)に要する費用を負担しなければならない。
法令等に次の各号に掲げる事項に関する規定があるときは、その定めるところによる。
この規程において別に定めることとされている事項及びこの規程の施行に関し必要な事項は、理事長が定める。
(施行期日)
1 この規程は、平成15年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
(適用区分)
2 この規程は、施行日以後に作成し、又は取得した文書等について適用する。